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企业微信/钉钉/飞书同步机制
最后更新于 2023/12/18   阅读数 973

一、可实现的场景

  • 接管企业微信/钉钉/飞书的通讯录,实现部门和员工信息变化的实时同步

  • 钉钉--审批接入待办事项

  • 钉钉--同步打卡数据至Moka People

  • 【部门同步】

  • 新增部门会同步新增

  • 修改部门名称或者部门层级结构会同步修改

  • 停用部门会同步删除

  • 重新启用部门会同步新增

  • 修改部门负责人会同步更新部门主管(钉钉)/更新负责的部门(企业微信)/更新负责的部门(飞书)

  • 涉密部门不同步至企业微信/钉钉/飞书,不同步部门变更及部门内成员变更均不会自动同步

  • 【员工同步】

  • 新入职员工自动创建企业微信/钉钉/飞书

  • 自定义同步至企业微信/钉钉/飞书的员工信息(除特定字段如手机号、部门、邮箱,其他自定义字段需要保证字段名称一致完成匹配),相关信息变化会自动更新

  • 员工离职办理完成/离职日期次日凌晨会自动从企业微信/钉钉/飞书中删除

  • 支持部门负责人作为部门员工出现在企业微信/钉钉/飞书负责的部门中

  • 支持员工以兼岗身份加入多个企业微信/钉钉/飞书负责的部门中

  • 支持涉密员工不同步至企业微信/钉钉/飞书

特殊注意事项

企业微信有部门群功能,该功能开启后会自动将部门内成员拉入群聊,但如果企业微信组织架构与People组织架构差异太大时,切记现将部门群功能取消,让部门群变为普通群,否则容易出现部门成员被移出后,部门群自动解散聊天记录丢失的情况

 

初次开通

安装应用后,可进行信息开通同步,确认部门是否开通/员工字段同步哪些/员工是否开通,确认提交后系统会将开通同步内容同步至企业微信/钉钉/飞书

一:部门同步

  • 同步创建

  • 根据部门全路径(排除根节点)进行创建,创建时如果发现部门已存在,则获取对应部门的ID进行绑定,否则添加一个新的部门

  • 创建成功后,更新开通状态为【已开通】,同步状态为【同步成功】

  • 创建失败后,更新开通状态为【开通失败】,同步状态为【同步失败】,更新同步失败原因,记录具体同步失败内容

举例:

People中架构如下,选择C部门不开通,则同步效果如下

 

二:员工同步

同步创建

  • 根据手机号添加员工至企业微信/钉钉/飞书,如果手机号已存在则获取企业微信/钉钉/飞书userid进行绑定,否则添加新员工

 

任职所属部门

  • 如果部门已绑定,且在企业微信/钉钉/飞书中的部门一致,更新其他信息

  • 如果部门已绑定,且在企业微信/钉钉/飞书中的部门不一致

  • 如果企业微信/钉钉/飞书中员工仅属于一个部门,则更新钉钉部门为当前所属部门,同步更新其他信息

  • 如果企业微信/钉钉/飞书中员工属于多个部门,则将所属部门添加到企业微信/钉钉/飞书中,同步更新其他信息

举例:

张三在钉钉中所属部门为B,在Moka People中部门是B/BB,则开通后张三会在钉钉中移动到B/BB中

李四在钉钉中所属部门为A和D,在Moka People中部门是C,则开通后李四会在钉钉A\C\D三个部门中

 

兼岗部门

  • 如果部门已绑定,读取企业微信/钉钉/飞书中的部门列表,如果部门在列表中,则企业微信/钉钉/飞书中的部门不做变更

  • 如果部门已绑定,读取企业微信/钉钉/飞书中的部门列表,如果部门不在列表中,则将所属部门添加到企业微信/钉钉/飞书中

  • 如果部门未绑定,则企业微信/钉钉/飞书中的部门不做变更

 

三:部门负责人

  • 读取开通状态为【已开通】,同步状态为【同步成功】的部门负责人

  • 企业微信:读取员工在企业微信中负责的部门列表

  • 如果部门在列表中,则企业微信/钉钉/飞书中的部门不做变更

  • 如果部门不在列表中,则将所属部门添加到企业微信/钉钉/飞书中

  • 钉钉:读取员工是否在对应部门中

  • 在,判断员工是否是主管

  • 是,不做任何变更

  • 否,读取对应部门的主管,取消其主管身份,更新当前员工为主管

  • 不在,则将负责部门添加到企业微信/钉钉/飞书中,读取对应部门的主管,取消其主管身份,更新当前员工为主管

 

 

自动同步

一:部门变更

  • 新建部门时,会根据部门全路径名称在企业微信/钉钉/飞书中创建同名部门

  • 如果添加的部门上级部门未同步时,新建部门也无法添加到企业微信/钉钉/飞书

  • 新建部门创建后,会同步部门负责人为部门内成员且为主管

  • 变更部门当前信息时(部门上下级关系,名称变更)

  • 根据部门绑定关系同步钉钉,修改上级部门或名称

  • 如果未进行绑定则无法同步

  • 变更时,会同步修改部门负责人

  • 读取钉钉当前部门的主管,判断如果与变更前一致,则删除其为主管,添加变更后负责人为主管且添加为部门内成员

  • 如果变更前主管所属部门or兼岗部门不在变更部门内,则删除主管同时会将其移除部门

  • 部门停用时(Moka People和企业微信/钉钉/飞书都会判断是否有在职人员,有无法停用)

  • 根据绑定关系删除企业微信/钉钉/飞书部门

  • 如果为绑定则不会删除企业微信/钉钉/飞书部门

  • 如果Moka People可以停用,但企业微信/钉钉/飞书内还有人,也无法删除成功

 

二:员工变更

  • 员工入职时,如果入职日期早于等于今天,则会触发企业微信/钉钉/飞书添加成员(添加时根据手机号邀请)

  • 如果员工所属部门未绑定,则无法添加成功

  • 添加成员时,如果员工再钉钉设置了需要手动确认,则需要手动接受邀请才会加入企业

  • 员工信息变化时,触发信息同步

  • 读取员工当前企业微信/钉钉/飞书的部门,判断变更前部门是否在其中,在则修改为变更后部门,不在则添加当前部门至企业微信/钉钉/飞书所属部门中

  • 员工离职时,在离职日期次日凌晨,会执行钉钉删除逻辑

  • 如果提前完成离职交接,则会在离职交接审批落地时触发钉钉删除逻辑

取消同步再次开启

一:取消同步

  • 取消同步后,组织架构的调整和员工的入离职变化不会再同步至企业微信/钉钉/飞书,并不会删除取消前已同步的部门和员工

二:再次开启

  • 再次开启时,已停用部门更新状态为不同步,不会同步删除企业微信/钉钉/飞书已同步的部门

  • 再次开启时,已离职员工更新如果不为手动关闭,则更新绑定状态为离职关闭,不会同步删除企业微信/钉钉/飞书已同步的员工

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