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如何进行成本分摊

最后更新于 2024/03/15 阅读数 450

使用场景

一个员工同时归属多个成本中心（同时参与多个项目）时，其人力成本需要基于参与对应成本中心的比例进行拆分
存在员工跨部门支援、兼岗等情况时，员工的人力成本需要进行多部门的成本拆分

系统路径

设置-薪酬-成本分摊规则

薪酬-成本分摊结果

使用教程

1. 设置成本分摊规则

操作路径：设置-薪酬设置-成本分摊规则

分摊维度：支持按照部门、成本中心、项目组维度进行分摊
分摊项目：可以手动设置分摊项目，默认人力成本合计，各租户可以基于工资表结构进行调整
分摊人数：折算结果支持四舍五入/向上补足/向下舍去至整数/1位小数/2位小数。支持按照当月在职自然天数进行分摊人数折算。如员工 8月15日入职，当月在职时间15天，当月在职比例为0.5（15/30），A成本中心分摊比例60%，B成本中心分摊比例40%，该员工8月成本分摊人数为：A成本中心：0.5*0.6=0.3 B成本中心：0.5*0.4=0.2

2. 收集员工人力明细数据

操作路径：人事-员工人力明细

2.1 部门人力明细

2.1.1 添加单条人力明细

点击按钮「添加人力明细」，依次填写人员、工作年月、部门分摊比例。其中：
- 「填报方式」默认为月人力占比
- 「部门分摊比例」可添加多条，分摊比例支持填写0（注意分摊比例之和需等于100%），在列表中分多行展示

2.1.2 批量导入多条人力明细

点击按钮「导入」，下载模板并填写后，上传文件进行导入。

2.1.3 设置默认分摊规则

点击按钮「默认分摊规则」

支持添加、编辑、停用、启用默认分摊规则
支持设置：生效年月、月中异动成本归属、部门分摊规则
添加/编辑/停用时，默认重新计算当前周期的成本分摊结果

2.1.4 设置人力填报规则

点击按钮「人力填报规则」

支持添加、编辑、停用、启用人力填报规则
添加人力规则：
- 支持添加多个规则，规则名称不允许重复（包含停用规则）
- 填报谁的人力，支持选择标准适用范围
- 谁可以填报：可选择员工、直接主管、部门职责（部门负责人/HRBP等）
- 默认分摊部门：
  - （默认选项）按主/兼岗默认生成，允许调整：生成填报任务时，默认填充归属部门，若归属部门上月有分摊比例，默认带出，允许修改，允许添加或删除行
  - 按主/兼岗默认生成，不允许调整：生成填报任务时，默认填充归属部门，若归属部门上月有分摊比例，默认带出，允许修改，不允许添加或删除行
  - 按主岗默认生成，允许调整：生成填报任务时，默认填充归属部门，若归属部门上月有分摊比例，默认带出，允许修改，允许添加或删除行
  - 无默认值，填报人手动填写：上月有归属部门或分摊比例，默认带出，允许修改，允许添加或删除行
- 填报方式，仅支持月人力占比
- 填报周期，仅支持按月填报
- 支持设置填报起止时间
- 支持关联填报流程
- 支持设置填报活动管理员，添加时，增加当前操作人为默认管理员，允许修改
- 编辑时，若管理员已离职，则显示为XXX（已离职）

2.1.5 导出部门人力明细

点击按钮「导出」，导出为当前列表展示字段和数据内容

2.2 成本中心人力明细

2.2.1 通过填报定期收集成本中心人力明细

点击「成本中心人力明细」-「人力填报规则」，可添加成本中心人力填报的规则，通过选择适用的员工范围、填报周期（按月、季度、半年、年），以及起止时间，定期收集成本中心人力明细。

2.2.2 批量导入成本中心人力明细

如果已有成本中心的人力明细数据，可以点击「导入」，将数据填入模板，上传至系统中，导入成功后可在相应工作年月的成本中心人力明细列表中看到导入的数据

2.3 项目组人力明细

2.3.1 通过填报定期收集项目组人力明细

点击「项目组人力明细」-「人力填报规则」，可添加项目组人力填报的规则，通过选择适用的员工范围、填报方式（日工时、月人力占比）、填报周期、以及起止时间，定期收集项目组人力明细。
如果是按照日工时进行填报，可以对日工时进行限制
- 不可超出实际出勤小时数：系统会根据员工出勤日报的「实出勤小时数」做校验
- 还可以自定义日工时限制，设置必须等于、不可超过xx小时的限制

2.3.2 添加单条项目组人力明细

点击「添加人力明细」，可以选择项目人员，按照日工时/月人力占比填写人力明细。

2.4 填写并提交填报——员工操作

员工可在「工作台-待我处理」查收填报任务，点击「去处理」进入在线填报页面

可在在线表格中进行填写，也可以批量导入填报数据

添加人员：点击「添加人员」，可以将适用范围内的员工添加到在线表格中，对其相关信息进行填报。
合计：在在线表格中填写信息时，「合计」行会实时计算总人数、总行数，以及计算字段（字段类型为数字）的总和
暂存：点击「暂存」，会保存当前填报内容的草稿，该操作不会校验填报内容是否正确
发起审批：填报完毕后，点击「发起审批」，此时系统会校验填报的内容是否正确，如有错误则作出提示，用户可根据提示进行修改。

3. 管理成本分摊结果

3.1 查看成本分摊结果

操作路径：薪酬-成本分摊结果

可选择按照部门、项目组、成本中心筛选展示每个月的成本分摊，分摊后一个员工归属到不同成本中心会有多行记录。
薪酬活动计算时，默认会生成当月的成本分摊结果（如何进行薪酬核算）
- 支持手动添加历史月份分摊结果（历史薪酬活动可能已经归档，但仍需要结果分摊）
- 支持手动重新计算分摊结果（薪酬活动已归档，但分摊规则或者员工归属成本中心比例发生变化，支持手动计算）
支持自定义筛选、列和导出，导出内容与列表一致
算薪活动中的发薪看板中，支持基于成本中心维度进行数据分析展示

【分摊计算逻辑】

部门

分摊比例，根据部门分摊方式进行判断，没有部门默认分摊规则时，按异动后部门归属计算
- 员工月中异动，按异动后部门归属
  - 读取员工对应月份的【部门人力明细】
    - 员工指定了【部门人力明细】，按员工归属部门和分摊比例进行计算
    - 若对应员工未指定【部门人力明细】，则读取【部门默认人力分摊】
      - 员工异动后的部门向上查找，找到第一个默认规则，读取周期内最新生效版本的分摊部门和比例，进行计算
- 员工月中异动，按异动生效日期折算归属
  - 读取当月月初到月末所有生效的部门，根据生效时长进行计算，生成分摊比例
    - 当月入离职的员工，取在职算薪时间段作为完整周期，完整周期：取入职日期和算薪开始日期较晚值至取离职日期和算薪结束日期较早值
  - 读取员工对应月份的【部门人力明细】
    - 员工指定了【部门人力明细】，按员工归属部门和分摊比例进行计算
    - 若对应员工未指定【部门人力明细】，则读取【部门默认人力分摊】，根据员工周期内异动的所有部门向上查找，找到每一个部门第一个默认规则
      - 若有默认规则，则根据默认分摊部门和分摊比例*异动比例，进行计算；否则，仅根据异动部门和异动比例，进行计算
涉及到多个活动相同月份的计薪周期不一致的情况，计算时按每个活动单独计算后再进行累加

例如1：张三，4月填报 A部门归属40%，B部门归属60%，4月的成本分摊比例如下：
A： 40%
B： 60%

例如2：张三，4月未填报所属部门有默认分摊规则，A部门归属40%，B部门归属60%，4月的成本分摊比例如下：
A： 40%
B： 60%

例如3（按异动折算）：张三，4月未填报所属部门无默认分摊规则，3月15号所属部门A，4月3号所属部门B，4月20号所属部门C，4月的成本分摊比例如下：
A：4月1号~4月2号，2天，比例：2/30=0.0666
B：4月3号~4月19号，17天，比例： 17/30=0.5666
C：4月20号~4月30号，11天，比例： 11/30 =0.3666

例如4（按异动折算）：张三，4月填报 A部门归属40%，B部门归属60%，3月15号所属部门A，4月3号所属部门B，4月20号所属部门C，4月的成本分摊比例如下：
A： 40%
B： 60%

例如5（按异动折算）：张三，4月未填报所属部门B有默认分摊规则，X部门归属40%，Y部门归属60%，3月15号所属部门A，4月3号所属部门B，4月20号所属部门C，4月的成本分摊比例如下：
A：4月1号~4月2号，2天，比例：2/30=0.0666
X：B：4月3号~4月19号，17天，比例： 17/30=0.5666，X=0.5666*40%=0.22664
Y：B：4月3号~4月19号，17天，比例： 17/30=0.5666，Y=0.5666*60%=0.33996
C：4月20号~4月30号，11天，比例： 11/30 =0.3666

尾差归属：将总额-每个维度的分摊额之和产生的差值，将差值分摊到最大比例部门上
如果分摊比例一致，则读取生效日期最新的部门

例如：张三，3月15号所属部门A，4月3号所属部门B，4月20号所属部门C，4月的尾差归属如下：
归属：B

【汇总的分摊比例】

根据第一个不为0的分摊项目进行计算，用分摊项目值/总值，保留4位小数，向下舍去
分摊比例的尾差归属至对应的部门上

成本中心

当一个员工当月归属多个薪酬活动时（尤其是多个薪酬活动算薪周期不一致时），最终的分摊比例会进行折算

例如：张三，3月15号所属成本中心A（75%）、B（25%），4月3号所属成本中心A（50%）、B（40%）、C（10%），4月的成本分摊比例如下：
A：4月1号~4月2号，2天，75% ；4月3号~4月30号，28天，50%，比例：2/30*0.75 + 28/30 * 0.5=0.5166
B：4月1号~4月2号，2天，25% ；4月3号~4月30号，28天，40%，比例： 2/30*0.25 + 28/30 * 0.4 =0.3900
C：4月3号~4月30号，28天，10%，比例： 28/30 * 0.1 =0.0933

分摊结果默认为2位小数，尾差归属在当月分摊比例最大的成本中心，如果分摊比例一致，则按数据落地顺序，归属在先落地的记录上

例如：张三，3月15号所属成本中心A（75%）、B（25%），4月3号所属成本中心A（50%）、B（40%）、C（10%），4月的尾差归属如下：
归属：A

项目组

假设计算张三在「X年X月」的分摊结果

先取张三「X年X月」的所有算薪活动数据和「项目组人力」数据
分别算员工不同算薪活动分摊到各个项目的成本
1. 判断员工在算薪活动周期内包含的「项目组人力」数据
2. 若只有「工时（日）」数据，则取所有算薪活动周期内的工时数据，算出员工在各项目组投入的工时占比，再根据占比计算出各项目成本
  1. 例如下图的「M2 算薪活动 A」周期是 1.21～2.20，这个周期内张三只有「工时」类型的项目组人力数据
  2. 张三在这个周期内，A 项目工时 60h，占 50%；B 项目工时 40h，占 40%
  3. 根据工时数据算得张三在「M2 算薪活动 A」中：A 项目成本 6000，B 项目成本 4000
3. 若只有「人力占比（月）」数据，则先算算薪活动在不同自然月的成本，再根据不同自然月的「人力占比（月）」算出各项目成本
  1. 例如下图的「M4 算薪活动 A」跨了 M3、M4，需要分别拿 M3 成本和 M4 成本和 M3、M4 的「人力占比（月）」计算
  2. 「M4 算薪活动 A」在 M3 占 33%（成本 3300），根据员工在 M3 的月度人力占比，可以算出 A 项目成本 2310，B 项目成本 990
  3. 「M4 算薪活动 A」在 M4 占 67%（成本 6700），根据员工在 M4 的月度人力占比，可以算出 A 项目成本 3350，B 项目成本 3350
4. 若同时有「工时（日）」和「人力占比（月）」数据，则分别计算「填报工时」、「填报人力占比」时间段的各项目成本
  1. 例如下图的「M2 算薪活动 B」垮了 M2 填报工时和 M3 填报人力占比，需要分别算这两段时间的项目成本
  2. 「M2 算薪活动 B」在 2.16～2.29 占 50%（成本 10000），A 项目工时 20h，成本 2000；B 项目工时 80h，成本 8000
  3. 「M2 算薪活动 B」在 3.1～3.15 占 50%（成本 10000），A 项目人力占比 70%，成本 7000；B 项目人力占比 30%，成本 3000
5. 若都没有，则无需计算
最后汇总员工在「X年X月」所有算薪活动中的项目成本，计算各项目分摊比例
1. 例如 M2 的所有算薪活动中，张三在 A 项目总成本 15000，占 50%；B 项目总成本 7000，占 23.3%；C 项目总成本 8000，占 26.7%
2. M4 的所有算薪活动中，张三在 A 项目的总成本 5660，占 56.6%；B 项目总成本 4340，占 43.4%
注意：如果有「项目组=无项目」的「项目组人力」数据，也需要参与分摊计算